PMO: Avaliando a maturidade do seu escritório de projetos

O gerenciamento de projetos tornou-se uma peça fundamental para o sucesso empresarial e as organizações buscam constantemente aprimorar suas práticas por meio da implementação de Escritórios de Projetos (PMO). 

Avaliar a maturidade do PMO é uma prática crucial para empresas que desejam melhorar sua eficiência, eficácia e adaptabilidade. Neste artigo, discutiremos a importância dessa avaliação, exploraremos as etapas do processo de definição da maturidade do PMO, suas vantagens, como lidar com os resultados e como estabelecer um plano de ação para o crescimento da maturidade da empresa.

 

O que é o PMO – Project Management Office

O PMO é uma estrutura organizacional que tem como objetivo apoiar, padronizar e otimizar o gerenciamento de projetos, programas e portfólios em uma empresa. A maturidade do PMO é o grau de desenvolvimento e eficácia que o PMO possui em relação às suas funções, processos, ferramentas, pessoas e cultura. Um PMO maduro é capaz de entregar valor estratégico para a organização, alinhando os projetos aos objetivos de negócio, melhorando a qualidade, o tempo e o custo dos projetos, aumentando a satisfação dos clientes e stakeholders, além de promover a melhoria contínua e a inovação.

A definição da maturidade do PMO é um processo importante para as empresas, pois permite avaliar o desempenho do PMO e identificar oportunidades de melhoria. O processo de definição da maturidade do PMO deve ser realizado periodicamente, a fim de acompanhar o desenvolvimento do PMO e garantir que ele esteja alinhado com as necessidades da organização.

Por que as empresas devem medir a maturidade do PMO?

A maturidade do PMO é um indicador de sua capacidade de entregar resultados consistentes e de alta qualidade. Um PMO maduro é capaz de gerenciar projetos de forma eficaz, fornecendo orientação, suporte e recursos às equipes de projetos.

Existem várias razões pelas quais as empresas devem medir a maturidade de seus PMOs:

Trata-se de um indicador do sucesso dos projetos da organização. Ou seja, um PMO maduro está mais propenso a entregar projetos no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade esperada.

A segunda razão para medir a maturidade do PMO está relacionada à capacidade de identificar áreas de melhoria. Um PMO que está em um nível de maturidade inferior pode não fornecer o suporte e a orientação necessários às equipes de projetos.

Outra razão importante para medir a maturidade do PMO é a economia de investimentos em desenvolvimento. Um PMO que está em um nível de maturidade mais alto não precisa de tantos investimentos quanto um PMO que está em um nível de maturidade mais baixo.

Vantagens de se utilizar uma metodologia de maturidade baseada em modelos estatísticos¹

As metodologias de maturidade baseadas em modelos estatísticos oferecem várias vantagens em relação às metodologias baseadas em julgamentos subjetivos (tradicionais). A seguir, veja algumas das principais vantagens:

• Maior precisão: são mais precisas do que as metodologias tradicionais, pois utilizam dados estatísticos para atribuir um nível de maturidade ao PMO e fornecem uma avaliação mais precisa do que as avaliações baseadas em opiniões.
• Maior flexibilidade: são mais flexíveis do que as metodologias tradicionais, pois podem ser adaptadas às necessidades específicas da organização.
• Maior facilidade de uso: as metodologias baseadas em modelos estatísticos são mais fáceis de usar do que as metodologias tradicionais.
• Maior objetividade: os modelos estatísticos fornecem uma avaliação mais objetiva da maturidade do PMO do que as avaliações subjetivas. Isso significa que os resultados da avaliação são menos influenciados pelo julgamento pessoal do avaliador.

Maior comparabilidade: os modelos estatísticos permitem que as organizações comparem suas pontuações de maturidade com as de outras organizações.

 

Benefícios de medir a maturidade do PMO 

Os benefícios que as empresas podem adquirir ao medir a maturidade do PMO estão entre os seguintes:

• Aumentar a visibilidade e a transparência do PMO, demonstrando o seu valor e a sua contribuição para a organização e fortalecendo a sua credibilidade e confiança junto aos clientes e stakeholders.
• Melhorar a gestão e o controle dos projetos, programas e portfólios, garantindo a sua qualidade, o seu cumprimento de prazos e custos e a sua entrega de benefícios e resultados esperados.
• Aumentar a eficiência e a eficácia do PMO, otimizando o uso dos recursos, reduzindo os desperdícios, os retrabalhos, os riscos e aumentando a produtividade, a inovação e a competitividade.
• Promover a melhoria contínua e o aprendizado organizacional, estimulando a adoção de boas práticas, o compartilhamento de conhecimentos, a capacitação das equipes, e a busca por novas soluções e oportunidades.
• Alinhar o PMO com a estratégia da organização, garantindo que os projetos, programas e portfólios estejam em consonância com os objetivos, as prioridades e as necessidades de negócio, e que agreguem valor para a organização e para os seus stakeholders.

Como definir a Maturidade do PMO?

Para definir a maturidade do PMO de uma empresa é necessário seguir um processo que envolve as seguintes etapas:

1. Escolher um modelo de maturidade adequado ao contexto e às necessidades da organização. Existem vários modelos de maturidade disponíveis no mercado, que podem ser adaptados ou personalizados conforme o caso. A OnSet possui o seu próprio modelo de maturidade baseado no trabalho de doutorado do nosso Head de Inovação, o Dr. Helder Celani. O modelo possui uma escala de níveis de maturidade, que variam de 1 (Embrionário) a 5 (Excelência em Valor) e um conjunto de critérios, indicadores e práticas para avaliar cada nível. O modelo possui comprovação estatística das dimensões avaliadas para a maturidade do PMO.
2. Realizar o diagnóstico da situação atual do PMO, utilizando questionário, entrevistas, observações, análises de documentos, etc. O objetivo é identificar os pontos fortes e fracos do PMO, bem como as oportunidades e ameaças do ambiente externo. 
3. Comparar os resultados do diagnóstico com os requisitos do modelo de maturidade escolhido e atribuir uma pontuação para cada dimensão e para o PMO como um todo. A pontuação deve refletir o nível de maturidade atual do PMO, de acordo com a escala do modelo. Ou seja, a pontuação pode variar de 1 a 5, sendo 1 o nível mais baixo e 5 o mais alto.
4. Definir o nível de maturidade desejado para o PMO, considerando a visão, a missão, os objetivos e as estratégias da organização, bem como as expectativas e as demandas dos clientes e stakeholders. O nível de maturidade desejado deve ser realista, factível e desafiador.
5. Elaborar um plano de ação para aumentar a maturidade do PMO, definindo as metas, as atividades, os responsáveis, os recursos, os prazos e os indicadores de desempenho para cada dimensão e para o PMO como um todo. O plano de ação deve contemplar as ações de melhoria, correção e prevenção necessárias para eliminar as lacunas entre o nível de maturidade atual e o desejado e para consolidar e ampliar as boas práticas existentes. O próximo tópico detalha as atividades para a elaboração do plano de ação.
6. Nessa etapa, podemos escolher ações de melhoria de rápida implantação e alto impacto na organização (Quick Wins), isso gera confiança no caminho e comprometimento do time de implantação e stakeholders.
7. Implementar, monitorar e avaliar o plano de ação, executando as atividades previstas, acompanhando os indicadores de desempenho, verificando os resultados obtidos, e realizando ajustes e correções conforme necessário. O processo de definição da maturidade do PMO deve ser cíclico e contínuo, ou seja, deve ser repetido periodicamente para verificar o progresso, identificar novas oportunidades de melhoria e manter o alinhamento com as mudanças internas e externas.

Estabelecendo o plano de ação para aumentar a maturidade da empresa

Os resultados da medição da maturidade do PMO devem ser utilizados para estabelecer o plano de ação para aumentar a maturidade da empresa. O plano de ação é um plano estratégico que mostra a direção, as prioridades, o progresso e a visão de longo prazo do PMO. Ele delineia o plano de ação para atingir as metas relacionadas ao PMO e como isto agregará valor ao negócio. Para estabelecer o plano de ação, é preciso seguir os seguintes passos:

1. Escolher o tipo certo de plano de ação: de acordo com o foco, o escopo, o público-alvo e o formato desejados. Existem diferentes tipos de plano de ação, como: plano de ação de produto, plano de ação de projeto, plano de ação de estratégia, plano de ação de tecnologia etc. Cada tipo de plano de ação possui uma estrutura, um conteúdo e um nível de detalhamento específicos.
2. Definir a estratégia do PMO: a visão, a missão, os objetivos e as estratégias do PMO, bem como os benefícios esperados para a organização e para os stakeholders. A estratégia do PMO deve estar alinhada com a estratégia da organização e com o nível de maturidade desejado.
3. Identificar as iniciativas de maior impacto: os projetos, programas, portfólios e ações que irão contribuir para o aumento da maturidade do PMO e para a realização da sua estratégia. As iniciativas devem ser priorizadas de acordo com a sua importância, urgência e viabilidade.
4. Estabelecer marcos, prazos e indicadores: os pontos de controle e as datas de entrega das iniciativas, bem como os critérios e os indicadores de sucesso. Os marcos e os prazos devem ser realistas, factíveis e desafiadores, e devem refletir o nível de esforço e de recursos necessários para cada iniciativa.
5. Esclarecer as responsabilidades: os papéis e as atribuições das pessoas e das equipes envolvidas nas iniciativas, bem como os mecanismos de comunicação, coordenação e colaboração entre elas. As responsabilidades devem ser claras, definidas e acordadas entre todos os participantes.
6. Definir o cronograma do projeto: a representação gráfica do plano de ação, mostrando a sequência, a duração e a interdependência das iniciativas, bem como os marcos, os prazos e as responsabilidades. O cronograma deve ser simples, claro e compreensível e deve facilitar a visualização e o acompanhamento do plano de ação.

Conclusão

A medição da maturidade do PMO é uma prática essencial para as empresas que buscam excelência em gerenciamento de projetos. Utilizar uma metodologia baseada em modelos estatísticos proporciona uma avaliação precisa e comparativa. 

Ao compreender as etapas desse processo, as organizações podem não apenas identificar oportunidades de melhoria, mas também estabelecer um roadmap sólido para alcançar níveis mais elevados de maturidade.

E agora que você já sabe quais são os benefícios de alcançar um nível elevado de maturidade para o PMO, conheça o PMO as a Service, nosso serviço de gerenciamento do escritório de projetos, e saiba como podemos contribuir para o sucesso da sua empresa!

 

Autores: Jair Raupp
Revisor: Dr. Helder e Carlos Rodrigues
Editor: Carlos Rodrigues

Referências

1. Celani de Souza, H. J., Salomon, V. A. P., Silva, C. E. S. Modelo de Medição de Maturidade em Gerenciamento de Projetos, 2018
2. Project Management Institute (PMI). Organizational Project Management Maturity Model (OPM3), 2013