O papel do PMO na excelência da Gestão de Projetos

Você sabia que a implementação de um PMO pode ser um fator determinante para o sucesso dos projetos em sua empresa? A busca pela excelência na gestão de projetos é objetivo almejado pelas organizações e o PMO tem se destacado nesse processo. Além de aprimorar a eficiência, a comunicação e o controle de projetos, o PMO ajuda a transformar a cultura organizacional à medida que evidencia de maneira estruturada e formal as necessidades de processos e corpo de governança, gerando benefícios, disciplina e entendimento para a organização. 

Junte-se a nós nesta jornada enquanto clarificamos o conceito de PMO e seus benefícios.

O que é PMO: Entenda seu Papel na Gestão de Projetos

PMO é uma sigla comumente utilizada para se referir a Escritório de Gerenciamento de Projetos, ou, em inglês, Project Management Office. Trata-se de uma estrutura organizacional que visa aprimorar e padronizar a gestão de projetos nas empresas. Ele atua como um centro de excelência, estabelecendo diretrizes, processos e práticas para garantir a entrega bem-sucedida de projetos. 

• A origem do PMO

O conceito de PMO tem suas raízes no início do século 20, com a ênfase crescente na eficiência e na gestão do trabalho. Com o tempo, o papel do PMO avançou para incluir funções estratégicas, como o alinhamento dos projetos com os objetivos organizacionais, a garantia de que os recursos sejam alocados de forma eficaz e melhoria contínua da gestão de projetos nas organizações.

O gerenciamento de projetos é uma atividade essencial para o sucesso das organizações, pois permite planejar, executar e controlar as iniciativas que visam atingir os objetivos estratégicos. No entanto, muitas empresas enfrentam dificuldades para gerenciar os seus projetos de forma eficiente e eficaz, devido à falta de padronização, integração, comunicação, monitoramento e aprendizado.

Neste contexto, a constituição de um PMO surge como uma forma de superar esses desafios, atuando como uma unidade organizacional responsável por prover suporte, orientação, metodologia e ferramentas para o gerenciamento de projetos na empresa. O PMO pode atuar em diferentes níveis, desde o operacional até o estratégico, e assumir diferentes funções, desde o administrativo até o consultivo.

• Definições de um PMO

O PMBOK 7 (Project Management Body of Knowledge) define o PMO como uma estrutura organizacional responsável por supervisionar e coordenar as atividades relacionadas ao gerenciamento de projetos.

O PMBOK reconhece que o PMO desempenha um papel fundamental no estabelecimento de padrões, processos e melhores práticas de gerenciamento de projetos em uma organização. Dessa forma, ao fornecer esses serviços e suporte, um PMO pode aumentar significativamente a probabilidade de sucesso dos projetos, melhorando a qualidade, reduzindo riscos e custos, e aumentando a satisfação das partes interessadas (stakeholders). 

 

Transformando Projetos em Sucesso através do PMO

Compreender os benefícios de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) é fundamental para qualquer organização que busque melhorar sua eficiência e sucesso em projetos. Um PMO bem estruturado pode proporcionar uma série de vantagens significativas, que vão desde a padronização de processos até a melhoria da comunicação e da tomada de decisões estratégicas. A seguir, exploraremos em detalhes como um PMO pode beneficiar o gerenciamento de projetos em diversas áreas e setores.

• Maior visibilidade 

Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, um dos principais benefícios de um PMO é proporcionar uma melhor visibilidade e controle sobre os projetos realizados pela empresa.

Com a implementação de um PMO, a empresa passa a ter uma visão holística de todos os projetos em andamento. Isso significa que os gestores têm acesso a informações detalhadas sobre o status de cada projeto, incluindo seu progresso, custos, recursos envolvidos e possíveis desafios enfrentados. Com esses dados em mãos, a empresa pode tomar decisões estratégicas com base em informações concretas, identificando mais antecipadamente possíveis riscos e problemas e tomando as medidas necessárias para minimizá-los ou resolvê-los.

A visibilidade permite que a empresa acompanhe de perto o andamento de cada projeto, garantindo que eles estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização e que sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos. 

A gestão de indicadores, relatórios e dashboards também é uma funcionalidade essencial do PMO. Essas ferramentas permitem que a gestão acompanhe de perto o andamento, os riscos, as mudanças e os resultados dos projetos, fornecendo informações valiosas para a tomada de decisões e identificando áreas de melhoria.

• Padronização de processos e melhores práticas.

Um dos principais objetivos de um PMO é desenvolver e implementar diretrizes, métodos e padrões para todos os estágios do ciclo de vida do projeto. Essa padronização garante que a empresa esteja aderindo a processos consistentes, o que leva a um maior alinhamento entre as equipes e a uma melhor comunicação interna.

Outro aspecto importante da padronização do PMO é a melhoria da qualidade e consistência dos processos e entregas dos projetos. Ao seguir as melhores práticas e os padrões definidos pelo PMO, as equipes de projeto podem garantir que seus projetos sejam concluídos com sucesso e que atendam aos requisitos e expectativas dos stakeholders. Isso não apenas aumenta a satisfação do cliente, mas também fortalece a reputação da empresa no mercado.

Para alguns especialistas, as organizações correm um grande risco de sobrevivência se não tiverem um padrão de gerenciamento de projetos adequado implantado. Organizações de qualquer setor e tamanho precisam de um padrão de gerenciamento de projetos. 

Foi o que constatou Economist Intelligence Unit (EIU), em pesquisa realizada em 2017 com apoio da Brightline Initiative. Esta pesquisa foi realizada globalmente com o objetivo de entender por que muitas organizações não conseguem transformar estratégias em resultados. A pesquisa foi realizada em diversos setores, com 500 executivos seniores de empresas com receitas anuais de 1 bilhão de dólares ou mais, e revelou que as organizações enfrentam desafios relacionados a atitudes culturais, recursos mal gerenciados, falta de agilidade e falta de padronização.

Como resultado, muitas organizações não conseguem atingir suas metas estratégicas, confirmado também, por uma recente pesquisa global conduzida pela Harvard Business Review Analytic Services (HBR-AS). A entrevista foi realizada com 1.600 executivos em todo o mundo e apenas um quinto das organizações atinge 80% ou mais de suas metas estratégicas (Harvard Business Review Analytic Services, 2019). O restante não consegue transformar suas metas estratégicas em realidade.

Apesar da importância cada vez maior dos projetos nas organizações, a maioria destes não cumpre suas metas. Entregar projetos que atendam às metas de prazo, custo e especificações planejadas e que também atendam aos objetivos de negócio é um desafio a ser superado. Construir e implementar padrões gerenciais está diretamente ligado ao sucesso das organizações. Organizações sem um padrão estabelecido de gerenciamento de projetos correm o risco de desaparecer do mercado mais cedo ou mais tarde. 

• Otimiza alocação de recursos para o sucesso dos projetos.

Um dos principais benefícios de um PMO eficiente é a capacidade de aferir os recursos disponíveis na empresa. Isso inclui não apenas recursos humanos, como também recursos financeiros, materiais e tecnológicos. Ao ter uma visão abrangente dos recursos disponíveis, o PMO pode identificar lacunas e propor soluções para garantir que as equipes tenham o suporte necessário para cumprir seus objetivos. Isso pode incluir a contratação de novos recursos, a terceirização de atividades ou a reorganização das equipes existentes.

O PMO desempenha um papel crucial na definição de prioridades e na gestão de conflitos entre projetos. Em um ambiente onde múltiplos projetos estão em andamento simultaneamente, é comum que ocorram conflitos de recursos e prioridades. Dessa forma, o PMO pode ajudar a empresa a definir prioridades claras, garantindo que os recursos sejam alocados aos projetos mais críticos e estratégicos. 

Nesse sentido, uma das possibilidades está na integração da TI com a área de negócio. Conforme os processos são automatizados, os resultados financeiros podem ser identificados e contribuir para a melhoria contínua desses processos. Por isso, contar com parceiros especializados pode proporcionar a potencialização dos resultados e o compartilhamento dos conhecimentos e práticas relevantes para o mercado.

Quando a TI está integrada à operação, se cria um ambiente de otimização, monitoramento e da colaboração profissional para a melhoria de desempenho em todas as áreas da instituição. Trata-se de um ganho significativo nas decisões da equipe e, também, nas ferramentas que trazem soluções centralizadas de controle, automação de processos e comunicação entre as áreas.

Ao garantir que os recursos sejam alocados de maneira mais eficiente, o PMO ajuda a empresa a reduzir desperdícios e a maximizar o retorno sobre o investimento em projetos. Isso não apenas aumenta a eficácia dos projetos, mas também contribui para a melhoria da competitividade e da sustentabilidade da empresa como um todo.

• Gestão de mudança e sustentabilidade organizacional. 

A capacidade de adaptação é uma característica essencial para as empresas enfrentarem os desafios de um ambiente de negócios em constante mudança. Nesse contexto, a implementação de um PMO desempenha um papel fundamental na facilitação da gestão da mudança nas organizações. O PMO não apenas ajuda a empresa a se adaptar às mudanças, mas também a superar resistências e alinhar todos os envolvidos aos objetivos estabelecidos, garantindo assim a sustentabilidade organizacional a longo prazo.

 

 

Um dos principais benefícios de um PMO na gestão da mudança é atuar como um ponto de referência para todas as partes interessadas. O PMO garante uma comunicação clara e transparente sobre os projetos e suas direções estratégicas, assegurando que todos estejam alinhados e engajados no processo de mudança. Isso é fundamental para superar resistências e levar ao sucesso na implementação de mudanças organizacionais.

Outro aspecto importante da gestão da mudança pelo PMO é a capacidade de avaliar e monitorar o impacto das mudanças implementadas. Isso permite à empresa realizar ajustes e melhorias contínuas, de maneira a viabilizar a sustentabilidade organizacional a longo prazo.

• Eficiência no Alinhamento estratégico 

O alinhamento estratégico é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer organização. No contexto do PMO, esse alinhamento se torna ainda mais crucial, garantindo que os projetos em andamento estejam alinhados com os objetivos e metas estratégicas da empresa.

O alinhamento estratégico desempenha o papel crucial de orientar as organizações no atingimento de seus objetivos, ao mesmo tempo em que permite mais condições de se enfrentar os desafios de um ambiente em constante mudança. 

É um processo contínuo e sistemático que abrange a revisão do negócio e suas linhas de produtos ou serviços, definição de metas, a análise do ambiente interno e externo, a formulação de estratégias e orientar a implementação de ações para alcançar resultados desejados.

O resultado deve ser um conjunto claro de orientações para a organização em seus negócios, com uma visão de longo prazo e os passos de curto e médio prazos necessários para alcançar essa visão. Esse planejamento permite que a organização consiga antecipar-se o quanto antes às mudanças no ambiente de negócios que certamente surgirão, e assim maximize as oportunidades e minimize riscos. Em sua evolução, as organizações adquirem a capacidade de mais resiliência, competitividade e orientação para o futuro.

Um dos principais instrumentos que o PMO pode utilizar para garantir esse alinhamento é a metodologia OKR (Objetivos e Resultados Chave). Os OKRs são um sistema de definição de metas que consistem em objetivos, que descrevem o que você deseja alcançar de forma qualitativa, e principais resultados, um conjunto de métricas que medem seu progresso de forma quantitativa e mensurável em direção ao objetivo.

O PMO se concentra na gestão eficaz de projetos, o OKR se concentra no estabelecimento e acompanhamento de objetivos e resultados-chave. Ambos podem ser integrados para promover o alinhamento estratégico e o sucesso organizacional. O PMO desempenha um papel fundamental ao auxiliar na definição e monitoramento dos OKRs, assegurando que os projetos contribuam eficazmente para o alcance desses objetivos estratégicos. Essa integração possibilita uma gestão mais eficiente e orientada para resultados, uma vez que o PMO atua como um facilitador, garantindo que os projetos estejam alinhados com a visão e os objetivos de longo prazo da organização.

• Lições aprendidas e melhoria contínua.     

No mundo dinâmico dos negócios, a capacidade de aprender com as experiências e de se adaptar é essencial para o sucesso de qualquer organização. Nesse contexto, as lições aprendidas e a melhoria contínua desempenham um papel crucial como metodologia no PMO impulsionando a excelência e a eficácia na entrega de projetos. 

Ao documentar e compartilhar essas lições, o PMO pode garantir que os  erros identificados sejam evitados e que melhores práticas sejam repetidas e disseminadas em toda a organização. A 7ª edição do PMOK enfatiza que lições aprendidas servem para otimizar o processo para as necessidades do projeto.  

Um exemplo de aplicação prática das lições aprendidas está no rito de retrospectivas das metodologias ágeis, onde os times compartilham os cenários onde houve problemas, encontram soluções e registram numa documentação.

De acordo com o PMI (2023), o levantamento e análise das informações geralmente utilizam as principais restrições do projeto, tais como: escopo, custo, tempo, qualidade, riscos e recursos e seus impactos na gestão, de maneira a incluir tais registros no relatório de lições aprendidas, documento fundamental para facilitar o planejamento de projetos futuros ou no próprio projeto em andamento. 

Com um mapeamento destes itens, a organização possui maior chance de sucesso, visto que não repetirá os mesmos erros e contará com roteiro de ações que deram certo. Esse processo é contemplado em 05 passos:

• Identificar situações que impactaram entregas. Elas podem ser um valioso ativo de conhecimento para projetos futuros.

• Documentar as lições detalhadas aprendidas durante as discussões em um relatório ao qual todos os participantes podem responder. Distribua este relatório para toda a equipe do projeto e guarde-o para referência futura.

• Analisar e organizar as lições aprendidas para que possam ser aplicadas e compartilhadas com outras equipes. Elas podem melhorar a gestão do projeto ou ser usadas ​​em sessões de treinamento.

• Registrar os relatórios de lições aprendidas em uma unidade compartilhada ou em uma solução em nuvem. Isso os torna disponíveis para todas as equipes de projeto.

• Revisar todas as lições aprendidas anterior a um novo projeto. 

O registro de lições aprendidas é importante para a organização, visto que esta prática se torna uma ferramenta eficaz de retenção de conhecimentos críticos e estimula a troca de informações entre projetos, ou fases do mesmo, contribuindo otimização de tempo, recursos e de melhoria contínua.

A melhoria contínua prevê a revisão regular das práticas existentes, a identificação de oportunidades de aprimoramento e a implementação de soluções para alcançar um desempenho cada vez melhor. 

• Comunicação e colaboração 

A comunicação é um dos elementos-chave para o sucesso de qualquer projeto e no contexto de um PMO, pois não apenas facilita a comunicação entre os envolvidos nos projetos, mas também promove a colaboração, o compartilhamento de conhecimento e a resolução de conflitos. Nesse processo, algumas etapas podem ser seguidas para melhorar a comunicação. 

1. Definir uma Estratégia de Comunicação

Uma das primeiras etapas é garantir que PMO tenha definido uma estratégia clara de comunicação. Isso inclui: identificar principais públicos-alvo, canais de comunicação, frequência das comunicações e o tipo de informações a serem compartilhadas. Uma estratégia assertiva de comunicação ajuda a garantir que todas as partes interessadas recebam as informações necessárias no momento certo.

2. Utilizar Ferramentas de Comunicação Adequadas

O uso de ferramentas de comunicação adequadas é essencial para facilitar a troca de informações no PMO. Isso inclui ferramentas como e-mails, mensagens instantâneas, videoconferências e plataformas de colaboração online. A escolha das ferramentas certas depende das necessidades específicas do PMO e dos projetos em andamento, mas é importante garantir que as ferramentas utilizadas sejam acessíveis a todos os envolvidos e permitam uma comunicação eficiente.

3. Promover a Transparência

A transparência desempenha um papel fundamental na comunicação eficaz dentro do PMO. Este princípio implica na divulgação franca e honesta de informações, garantindo que todas as partes envolvidas tenham acesso aos dados pertinentes. Além de promover um ambiente de confiança, a transparência é essencial para fomentar a colaboração eficaz entre os membros da equipe. 

4. Estabelecer Canais de Comunicação Formais e Informais

Além dos canais de comunicação formais, é importante estabelecer canais de comunicação informais no PMO. Isso inclui espaços para discussões informais, como salas de bate-papo online ou reuniões informais. Esses canais informais podem ser tão importantes quanto os canais formais para promover a colaboração e o compartilhamento de conhecimento.

5. Incentivar o Feedback

O feedback é uma parte essencial da comunicação eficaz no PMO. Incentivar esta prática ajuda a identificar problemas e oportunidades de melhoria, garantindo que a comunicação seja sempre aprimorada. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação, reuniões de feedback ou simplesmente encorajando os membros da equipe a compartilhar suas opiniões e sugestões.

 

 

Uma comunicação eficaz pode ajudar a garantir que todos os membros da equipe estejam na mesma página, reduzir o risco de mal-entendidos e conflitos, e garantir que os stakeholders estejam envolvidos e comprometidos com o sucesso do projeto. Segundo Kerzner (2017) a comunicação eficaz é um dos principais fatores que contribuem para o sucesso ou fracasso de um projeto. Portanto, ele recomenda que as organizações adotem práticas de comunicação claras e transparentes para garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas em relação aos objetivos e metas do projeto.

No mesmo caminho, Pinto e Slevin (2019) destacam a importância da comunicação no ambiente de projetos e uma comunicação eficaz é essencial para manter os membros da equipe informados e engajados no projeto. Eles sugerem que as organizações estabeleçam canais de comunicação claros e acessíveis, como reuniões regulares da equipe e sistemas de gerenciamento de projetos, para garantir que as informações sejam compartilhadas de forma clara e concisa.

Sua gestão de projetos mais eficaz com PMO

Em conclusão, a implementação de um PMO para gerenciar os projetos de uma empresa oferece uma série de benefícios tangíveis e sólidos. Desde uma melhor visibilidade e controle, padronização de processos e melhores práticas, até a otimização de recursos e uma gestão eficiente da mudança e sustentabilidade organizacional. 

Para empresas que buscam aprimorar a gestão de seus projetos com maior profissionalismo, eficiência e eficácia, a implementação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) emerge como uma estratégia valiosa a ser contemplada. Investir na criação de um PMO pode representar um marco significativo para impulsionar o crescimento e alcançar um sucesso duradouro em um mercado cada vez mais competitivo.

Acesse nossa página de Gerenciamento de Projetos como Serviço e saiba mais como podemos ajudá-lo!

 

Referências: 

Guia PMBOK 7ª. 2021

Kerzner, H. (2017). Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. John Wiley & Sons.

Pinto, J. K., & Slevin, D. P. (2019). Critical factors in successful project implementation. Project Management Journal, 20(1), 67-74.

PMI – Project Management Instiutute (2023). Process Groups: A Pratice Guide, IBSN: 978-1-68825-783-0.

Vargas, R. V., Conforto, E. C., & Oumarou, T. A. (2021). Porque grandes ideias falham e como garantir de que isso não ocorra. Paper presented at PMI Global Congress North America—2019, Philadelphia, PA, USA. Newtown Square, PA: Project Management Institute.