O Gerenciamento de Riscos é uma prática fundamental no cotidiano dos projetos, assim como na vida pessoal. Para exemplificar, pense no que fazemos quando abrimos a porta e percebemos um dia atípico, com nuvens carregadas e possibilidade de chuva. Geralmente, levamos uma capa ou guarda-chuva para mitigar o risco de nos molharmos e termos que esperar a chuva passar.
Existem vários exemplos de gerenciamento de riscos em nossa vida cotidiana:
- Dirigir: Quando nos deslocamos de carro, é altamente recomendado usar o cinto de segurança. Isso ajuda a reduzir o risco de ferimentos em caso de acidente, bem como a possibilidade de receber multas de trânsito.
- Viajar de carro: Antes de iniciar uma viagem, é prudente verificar as condições do veículo. Isso inclui a mecânica geral, os níveis de fluidos e óleos do motor, a transmissão, a direção hidráulica, os freios, o sistema de arrefecimento e os pneus. Essa simples ação ajuda a evitar problemas que podem consumir tempo e dinheiro para solucionar durante a viagem, além de mitigar atrasos, estresse e outros riscos, como roubos e acidentes.
O Gerenciamento de Riscos deve ser levado a sério também no contexto dos projetos. Neste sentido, vamos entender melhor este assunto através dos seguintes tópicos:
- Riscos em projetos: Entenda o que são riscos em projetos e como eles podem afetar o sucesso do seu projeto.
- Gerenciamento de riscos em projetos: Saiba o que é gerenciamento de riscos em projetos e por que é crucial para o sucesso do projeto.
- Como fazer gerenciamento de riscos em projetos: Conheça as melhores práticas para gerenciar riscos em projetos e como implementá-las.
1. Riscos em Projetos
No contexto dos projetos, um risco é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito em pelo menos um objetivo do projeto. Este efeito pode ser negativo ou positivo. A origem da palavra risco vem do latim “risicu”, que significa ousar. Dentro da gestão de projetos, os riscos podem ser classificados de acordo com o nível de conhecimento (conhecido ou desconhecido), o efeito provocado (negativo ou positivo) e a abrangência (individual ou geral).
Riscos Conhecidos e Desconhecidos
Os riscos conhecidos são aqueles que a equipe de gerenciamento de projetos está ciente que podem impactar o projeto. Sua identificação permite que a equipe planeje ações antecipadamente para lidar com essas incertezas. Em contraste, os riscos desconhecidos são aqueles que a equipe do projeto não tem consciência ou previsibilidade. Nestes casos, é possível que sejam gastos tempo e recursos na tentativa de identificar essas situações, porém nem sempre é possível prever todos os riscos.
Riscos Negativos e Positivos
Os riscos negativos, também conhecidos como ameaças, podem resultar em atrasos, estouro de orçamento e perda de reputação se não forem adequadamente gerenciados. Para mitigar esses riscos, o time de projetos deve programar ações que reduzam seus possíveis impactos. Por outro lado, os riscos positivos, ou oportunidades, podem trazer benefícios para o projeto, como redução de tempo e de custo, melhor desempenho e ganho de reputação. Esses riscos não devem apenas ser gerenciados, mas explorados e potencializados para maximizar seus benefícios potenciais.
Riscos Individuais e Gerais
Os riscos individuais estão ligados as condições incertas que podem afetar de forma positiva ou negativa uma parte específica do projeto. Já os riscos gerais referem-se ao efeito da incerteza no projeto como um todo, decorrentes de todas as fontes de incertezas. Para exemplificar, podemos citar alguns riscos de projetos retirados do Guia PMBOK® – 6ª edição:
- Saída de um colaborador-chave da organização;
- Produtividade abaixo do planejado;
- Número de erros encontrados durante testes maior ou menor do que o esperado;
- Condições meteorológicas atípicas.
Agora que entendemos o conceito e as classificações de riscos, podemos aprender a administrar as ameaças e oportunidades de um projeto através do gerenciamento de riscos.
2. Gerenciamento de Riscos em Projetos
O gerenciamento de riscos em projetos se refere ao conjunto de ações estratégicas com o objetivo de aumentar as chances de um projeto ser concluído com sucesso.
O gerenciamento efetivo dos riscos envolve identificar, analisar, priorizar e planejar respostas aos riscos que possam afetar os objetivos do projeto.
Conforme orienta o PMBOK® – 6ª edição, existem sete processos que são essenciais para um bom gerenciamento de riscos, conforme quadro abaixo:
Muitos desses processos acontecem simultaneamente e mais de uma vez durante a gestão do projeto, mas é importante analisá-los de forma separada, porque as ferramentas e técnicas utilizadas nessas práticas são diferentes.
3. Como fazer Gerenciamento de Riscos em Projetos
3.1. Planejar o gerenciamento dos riscos
Nessa etapa, é necessário definir como os riscos serão gerenciados e controlados. Isso envolve a seleção da metodologia, bem como as ferramentas e técnicas que serão utilizadas. Os riscos devem ser devidamente documentados e atualizados em um plano de gerenciamento de riscos, assegurando um controle frequente e proporcional à natureza dos riscos do projeto.
O planejamento dos riscos deve ocorrer por meio de reuniões com os participantes-chave do projeto, incluindo a equipe e o gerente de projetos, bem como os stakeholders que possam ser afetados. É benéfico contar com as lições aprendidas de projetos anteriores e com a opinião especializada de profissionais com amplo conhecimento em gestão de projetos ou na área específica do projeto em questão, pois isso pode auxiliar nas decisões referentes aos riscos.
3.2. Identificar os riscos
Esta etapa envolve o mapeamento dos riscos individuais e gerais do projeto, assim como as suas características. A equipe do projeto deve ser incluída em reuniões ou sessões de brainstorming para identificar e catalogar todos os riscos potenciais. Essa prática contribui para o engajamento dos envolvidos no monitoramento e controle dos riscos. Documente a descrição dos riscos de forma clara e precisa. As técnicas sugeridas para identificação de riscos incluem brainstorming, entrevistas, listas de verificação, análise de causa raiz e matriz SWOT. As reuniões de acompanhamento do projeto são oportunidades excelentes para avaliar os riscos mapeados e/ou identificar novos.
3.3. Realizar a análise qualitativa dos riscos
Essa etapa consiste em priorizar os riscos identificados, levando em consideração principalmente a probabilidade de ocorrência e os impactos nos objetivos do projeto. Também é necessário atribuir um responsável por cada risco, que terá a tarefa de planejar uma resposta adequada e garantir sua implementação. Algumas ferramentas que podem ser utilizadas nesta fase incluem opinião especializada, reuniões, entrevistas para coleta de dados, análise de dados, matriz de probabilidade e impacto, gráfico de bolhas, entre outras.
3.4. Realizar a análise quantitativa dos riscos
Esta etapa envolve a avaliação numérica dos impactos que os riscos priorizados podem ter nos objetivos do projeto. Aqui, será possível aplicar técnicas e ferramentas para determinar, por exemplo, o quanto o projeto pode atrasar ou o quanto a mais será necessário gastar, caso um determinado risco ocorra. As ferramentas e técnicas utilizadas neste processo incluem simulação, análise de sensibilidade, árvore de decisão, diagramas de influência, entre outras.
3.5. Planejar as Respostas aos Riscos
Esta etapa envolve o desenvolvimento de alternativas, a seleção de estratégias e a concordância sobre ações para lidar com a exposição geral aos riscos e tratá-los. Algumas das principais orientações para lidar com os riscos incluem transferir a responsabilidade, mitigar a probabilidade e o impacto, aceitar o risco e eliminar a causa.
3.6. Implementar Respostas aos Riscos
Esta fase envolve a execução dos planos de ação elaborados para lidar com os riscos, garantindo que tudo seja realizado conforme o planejado. As ações documentadas no plano devem ser seguidas e monitoradas regularmente.
3.7. Monitorar os Riscos
Este processo envolve o acompanhamento da exposição do projeto aos riscos, identificando o momento ideal para executar a resposta planejada. O monitoramento de riscos também determina se as respostas aos riscos estão sendo eficazes e se houve mudanças nos riscos do projeto ou o surgimento de novos riscos. Adicionalmente, verifica-se o cumprimento dos processos de gerenciamento de riscos e a utilização das reservas de contingência, por meio de reuniões e auditorias.
Finalmente, conclui-se que compreender esses processos é extremamente benéfico para o gerenciamento de riscos de projetos. Mas como podemos aplicá-los na prática? A seguir, um exemplo de um Projeto de Construção Civil para facilitar o entendimento.
Imagine que a construção de uma residência ocorrerá em um local chuvoso. Um dos riscos identificados e priorizados no projeto é o de condições meteorológicas atípicas, que podem afetar a execução das obras. Como plano de ação para mitigar esse risco, foi estabelecida a compra de uma tenda de 300 m², que deverá ser instalada quando a previsão apontar uma probabilidade de 50% ou maior de chuva no dia seguinte. Esta ação protegerá a obra e evitará possíveis impactos no cronograma e nos custos do projeto.
Agora que você já entendeu a importância do Gerenciamento de Riscos como forma de minimizar as incertezas e evitar a prática de “apagar incêndios”, acesse nossa página de Gerenciamento de Projetos como Serviço e saiba mais como podemos ajudá-lo!
Autor: Milton Esteves
Revisor: Milton Ikeda
Edição: Carlos Rodrigues e Waldemar Jorge
Membros do time: “PMOaas OnSet Tecnologia”
