Que gerenciar escopos, orçamentos, recursos e prazos são algumas das funções do Gerente de Projetos muitos já sabem. No entanto, essas habilidades são ainda mais desafiadas e se tornam mais complexas quando o Gerente de Projetos (GP) trabalha com equipes multidisciplinares ao redor do mundo. Projetos internacionais requerem algumas habilidades adicionais como conhecimento de culturas, idiomas, fusos horários, economias locais, entre outros.
Transpondo isso para o Universo de infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI), o GP precisa ter controle de toda a informação do projeto e aplicar as melhores práticas de gerenciamento de projetos para atender e responder aos diferentes níveis hierárquicos dentro das organizações e diversos stakeholders envolvidos.
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Escopo
Em projetos Globais, o escopo é minuciosamente discutido e apresentado a cada um dos pontos focais por região, considerando suas devidas particularidades e especificidades. É crucial que o GP tenha conhecimento prévio sobre o assunto, pois com o escopo definido, ele será o responsável por gerir as entregas. A definição do escopo é algo em um âmbito mais técnico e o GP precisa garantir o alinhamento entre os times Globais (técnicos, executivos e financeiros) e os times locais.
Após a definição do escopo, o GP atuará nas atividades que consistem geralmente em aquisições de equipamentos e contratações de prestadores de serviços de implementação para os projetos de natureza de infraestrutura de TI, muitas vezes envolvendo a orquestração e acompanhamento de mudanças de implementação com planos detalhados de execução e volta (em casos de insucessos).
Comunicação
Fator determinante ao sucesso do projeto, em um contexto Global, o GP enfrenta o desafio de manter todas as partes envolvidas atualizadas com a mesma granularidade de informação, porém em diferentes idiomas. Todos precisam estar cientes dos andamentos, sucessos, riscos e problemas.
Deste modo, manter um relatório executivo atualizado com visibilidade clara e sucinta das informações é essencial. A famosa frase “quem não se comunica se trumbica” faz todo sentido no ambiente de gestão de projetos, principalmente os Globais.
Orçamento
Esse é um tópico fundamental e de extrema relevância onde o GP precisa ter além de autonomia, controle preciso das informações. Projetos Globais de infraestrutura de TI frequentemente envolvem aquisições e implementações em vários países simultaneamente, aumentando a complexidade devido à diferentes legislações e situações econômicas.
O GP lida com cotações internacionais de diversos fornecedores, compras de equipamentos e prestação de serviços em várias moedas, exigindo conhecimento sobre processos de importação, impostos, taxas de câmbio, meios de entrega/recebimento, formas de pagamento e outras particularidades de cada nação.
Outro fator importante é a administração de faturamento e capitalização sobre os equipamentos e serviços em cada país, unificando em um controle Global fino e apurado de realização de Capex e Opex, que constituirão os indicadores financeiros do projeto.
Cronograma
Escopo definido, orçamento disponível e as partes interessadas alinhadas, é hora de elaborar e estabelecer as expectativas de entregas. O GP precisa manter contato próximo e efetivo com cada fornecedor para ter a visibilidade e a previsão de entregas em cada país.
Além do mais, o GP é o responsável pelo contato com todos os prestadores de serviços envolvidos nos países onde o projeto tem atuação para alinhamento dos times técnicos, alocação de recursos e profissionais e negociações de datas para execução das atividades. Nesse aspecto, é importantíssimo que as informações sejam controladas de forma estruturada, porque várias pessoas e diversos níveis de dados serão gerenciados em paralelo.
Gerir Projetos Internacionais de Infraestrutura de TI demanda conhecimento, resiliência, habilidade de negociação, comunicação efetiva e muita organização para o sucesso do projeto. Muitas vezes é preciso atender reuniões em fusos horários diferentes e dedicar parte do seu tempo para o deslocamento às outras localidades para reuniões presenciais nos países envolvidos no projeto, o que fortalece o networking e estabelece laços que melhoram a relação com os stakeholders.
Além de todas as habilidades essenciais descritas como funções obrigatórias de um GP, é primordial a necessidade de estudar sobre os países envolvidos no projeto, não apenas sobre processos legais e financeiros, mas também sobre geografia, cultura e formato de atuação de cada empresa em cada país, estreitando relacionamentos e criando importantes conexões que sempre ajudam na resolução de eventuais dificuldades, elevando a qualidade das entregas.
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Autor: Bruno Quintanilha da Palma
Revisores: Aline Prioste, Helder Celani, Jair Raupp e Nestor Albuquerque
Edição: Carlos Rodrigues
Membros do time: “PMOaas OnSet Tecnologia”
