Autora: Rita Couto
Data de publicação: 30/06/2025
Pilhas de tarefas que parecem nunca diminuir, informações dispersas que exigem conferências minuciosas, processos complexos que necessitam de acompanhamento, parâmetros que mudam constantemente, prazos apertados e a constante pressão por precisão e agilidade a fim de que tudo esteja disponível o mais rápido possível.
Para quem busca ser estratégico, eficiente e manter os pés no chão, sei que essa descrição ressoa profundamente com equipes de qualquer departamento, aqui especificamente eu falo do administrativo financeiro, mas pode ser aplicado a todas as áreas.
Toda equipe dedicada é, sem dúvida, a espinha dorsal que mantém a operação de uma empresa funcionando. A carga de trabalho é frequentemente intensa, com muitas tarefas cruciais que exigem máxima atenção. Conhecemos bem essa realidade: enquanto tudo corre perfeitamente, parece ‘apenas o esperado’, porém um simples erro pode ter consequências que se espalham rapidamente, o que adiciona uma camada extra de pressão.
Essa combinação de volume, a natureza muitas vezes repetitiva de algumas atividades e a alta responsabilidade podem, compreensivelmente, levar ao estresse e, se não gerenciado, ao burnout, afetando justamente a produtividade que tanto precisamos para que qualquer empresa continue crescendo. Por isso, neste cenário de oportunidades e desafios, valorizar e apoiar nossas equipes é ainda mais fundamental para o sucesso de toda corporação.
Esses desafios são profundamente compreendidos por mim. Mas também é enxergada uma luz no fim do túnel: uma aliada poderosa com potencial de transformar esse cenário: A tecnologia certa.
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Os desafios que comprometem a rotina e os resultados
Antes de falarmos das soluções, é importante reconhecer os pontos de dor comuns em diversas áreas:
- Tarefas manuais e repetitivas: Desde a inserção de dados, passando pela elaboração de relatórios a partir de múltiplas fontes, até a criação e documentação de procedimentos para novos processos que surgem no dia a dia. Essas atividades consomem um tempo precioso que poderia ser dedicado a análises mais estratégicas e criativas.
- Risco de erros: Onde há processos manuais, há maior propensão a erros humanos, que podem custar caro em termos de retrabalho, recursos e reputação.
- Informações dispersas: Dados espalhados em diferentes planilhas, sistemas legados ou até mesmo em arquivos físicos dificultam a visão consolidada, a colaboração eficiente e a tomada de decisão ágil.
- Pressão por prazos e conformidade: O cumprimento de metas, regulamentações específicas do setor e prazos internos gera uma pressão constante sobre as equipes.
Esse ciclo vicioso não afeta apenas os resultados da empresa, mas, consequentemente, o bem-estar da equipe. Profissionais sobrecarregados e desmotivados tendem a ser menos engajados, mais suscetíveis a problemas de saúde e podem, inclusive, buscar novas oportunidades, gerando custos com rotatividade.
A tecnologia como alívio e impulso para a produtividade
De fato, tecnologia, quando bem aplicada, entra como uma verdadeira transformadora. Não se trata apenas de implementar o software mais recente, mas de escolher soluções que realmente simplifiquem processos e devolvam tempo valioso às pessoas. Veja como:
Automação Inteligente de Processos (RPA e Workflows):
Imagine robôs de software (RPA) cuidando de tarefas rotineiras e baseadas em regras, como a coleta e entrada de dados, a geração de notificações ou o encaminhamento de informações. Tarefas que antes levavam horas podem ser feitas em minutos, liberando a equipe de atividades monótonas.
Benefício: Menos tempo em tarefas operacionais significa mais tempo para análise crítica, planejamento, inovação e identificação de oportunidades de melhoria.
Sistemas de Gestão Integrados (ERPs Modernos e Plataformas Colaborativas):
Um sistema integrado centraliza informações, automatiza fluxos de trabalho e garante que todos os dados estejam consistentes e acessíveis em tempo real para quem precisa. Adeus à caça por informações em planilhas desconexas ou e-mails perdidos!
Benefício: Decisões mais rápidas e embasadas, relatórios gerados com poucos cliques e uma visão 360º da operação e dos projetos da empresa.
Soluções em Nuvem (Cloud Computing):
Acesso seguro aos dados e sistemas de qualquer lugar, a qualquer hora. Isso facilita o trabalho remoto ou híbrido, promovendo flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Hoje consigo acompanhar minha equipe de forma hibrida e manter todos os processos em dia e com muita qualidade.
Benefício: Colaboração facilitada entre equipes e departamentos, backups automáticos e escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa sem grandes investimentos iniciais em infraestrutura complexa.
Business Intelligence (BI) e Ferramentas de Analytics:
Transformar dados brutos em dashboards intuitivos e relatórios visuais que facilitam a compreensão de indicadores de desempenho, tendências e gargalos. Em outras palavras, chega de passar horas compilando e formatando dados para apresentar à liderança. Recentemente passamos por uma situação neste processo e uma necessidade que levava dias estamos concluindo em minutos.
Benefício: Insights valiosos para identificar padrões, prever cenários, otimizar recursos e embasar o planejamento estratégico de forma ágil e visual.
Ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e Conteúdo (ECM):
Automatizar documentos, facilita a busca, o versionamento e o armazenamento seguro de informações importantes, além de otimizar fluxos de aprovação e colaboração.
Benefício: Menos tempo perdido procurando informações, processos mais ágeis e organizados, e conformidade com requisitos de arquivamento e governança de dados.
Como a tecnologia melhora o engajamento e o bem-estar da equipe
Ao aliviar a carga de trabalho repetitivo e estressante, a tecnologia proporciona benefícios diretos ao bem-estar de qualquer equipe:
- Redução do estresse e burnout: Menos pressão por tarefas manuais e prazos esmagadores.
- Aumento da satisfação no trabalho: Profissionais podem se dedicar a atividades mais desafiadoras e gratificantes, utilizando suas habilidades analíticas, criativas e estratégicas.
- Melhora do clima organizacional: Equipes menos sobrecarregadas tendem a ser mais colaborativas, engajadas e positivas.
- Desenvolvimento profissional: Com mais tempo disponível, os colaboradores podem focar em aprender novas habilidades, explorar novas ferramentas e se desenvolver dentro da empresa.
- Retenção de talentos: Profissionais valorizam empresas que investem em ferramentas que facilitam seu trabalho, promovem seu desenvolvimento e demonstram preocupação com seu bem-estar.
Transformação real através da tecnologia
Adotar novas tecnologias requer planejamento e uma visão clara dos objetivos. Assim sendo, é fundamental entender as necessidades específicas da sua equipe e do seu departamento para escolher as ferramentas que trarão maior impacto.
Enquanto gestora administrativa financeira em uma empresa de TI, compreendo que a busca por novas formas de operacionalizar e tornar os processos mais ágeis e funcionais deve ser constantemente realizada, para que a precisão e a qualidade nas entregas sejam asseguradas.
Esse é um caminho contínuo que precisa ser trilhado todos os dias e é nesse processo que a OnSet, onde atuo, pode ser reconhecida como uma parceira estratégica. Aqui, compreendemos que cada empresa e cada departamento possuem desafios únicos.
A chave não está apenas em adquirir tecnologia, mas em implementar as soluções certas, adaptadas às necessidades específicas da sua operação, e assegurar que sua equipe esteja pronta para utilizá-las ao máximo. Um parceiro tecnológico experiente pode ajudar no diagnóstico, na escolha das ferramentas e na implementação, garantindo uma transição tranquila e resultados eficazes.
Investir em tecnologia para otimizar processos em qualquer área não é apenas uma questão de modernização ou redução de custos. Acima de tudo, é um investimento estratégico no capital humano da sua empresa, promovendo um ambiente de trabalho mais saudável, produtivo e preparado para os desafios do futuro.
Sua empresa e seus departamentos estão aproveitando ao máximo o potencial da tecnologia para criar um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo? Fale conosco e leve seu negócio para o próximo nível!
Revisão e Publicação: Alidiane Xavier
